مقدمة حول الشؤون الإدارية

تعتبر دائرة الشؤون الادارية أحد الدوائر المحورية وتعتبر الجهة التي تقوم بالإشراف على سير عمل الوحدات الادارية المختلفة, وتتبع نائب الرئيس للشؤون الادارية والمالية, حيث يتمثل الدور الأساسي للدائرة في التخطيط والتنظيم والتوجيه والمتابعة لجميع الأعمال ذات الطابع الإداري, وتبدي اهتماماً خاصاً بعملية التطوير على كافة المستويات بالإضافة إلى تقديم الخدمات المطلوبة لمختلف العمادات والدوائر، وتعمل على تطبيق كافة الأنظمة واللوائح  والقرارات المتعلقة بكافة الأعمال الإدارية بالجامعة, وتسعى الى توفير جميع احتياجات العمادات والدوائر من الموارد البشرية والدعم اللوجستي, وتقوم دائرة الشؤون الادارية بأداء واجباتها وتقديم خدماتها من خلال الوحدات والأقسام المختلفة التي تعمل معا وسويا لتعزيز العملية التعليمية وتحقيق أهداف الجامعة.

وتتبع دائرة الشؤون الادارية الوحدات التالية:

أولا: وحدة شؤون الموظفين:

من أهم مهام الوحدة:

1. توجيه وتطوير الآلية المتبعة للاستقطاب والاختيار والتوظيف والتعاقد مع جميع العاملين في الجامعة.‏
2. ضبط دوام الموظفين بصورة دورية من خلال متابعة دوامهم وضبط أوقات حضورهم وانصرافهم.
3. تنظيم شؤون الموظفين الأكاديميين والاداريين وفقا لأنظمة الجامعة من حيث التعيينات، والتنقلات، والتكليفات، والترقيات، والإجازات، وكذلك إعداد ملف لكل موظف.
4. ضبط ومتابعة إجراءات منح الإجازات بأنواعها للموظفين الأكاديميين والاداريين.
5. إعداد كافة الإحصائيات المتعلقة بالموظفين والعمل على تحديث هذه الإحصائيات باستمرار

 ثانيا: وحدة اللوازم والمشتريات

تشمل على قسمين:

- قسم المشتريات

- قسم المخازن

 من أهم مهام الوحدة:

1. استقبال طلبات الشراء من الكليات والدوائر المختلفة والقيام بإجراءات الشراء حسب نظام المشتريات.
2. طرح العطاءات المختلفة والعمل بها تبعا لنظام دائرة المشتريات.
3. تلبية احتياجات كافة دوائر وكليات الجامعة المدرجة في موازنة الجامعة.
4. إعداد المستندات الخاصة بالمشتريات واستيفائها طبقا للوائح والتعليمات وإحالتها إلى خزينة الكلية لصرفها طبقا للوائح والتعليميات.
5. القيام بأعمال الجرد الدوري والسنوي للمخازن والقيام باتخاذ الإجراءات اللازمة لذلك.
6. ­ توزيع اللوازم على الكليات والدوائر المختلفة في الجامعة وفق الإجراءات الإدارية السليمة
7. الحفاظ على ممتلكات الجامعة الثابتة والمتحركة باستمرار بما يضمن استمرارية عمل الجامعة بشكل فعال.

ثالثا: وحدة الهندسة والصيانة

من أهم مهام الوحدة:

1. القيام بكافة أعمال الصيانة للمباني والتي تشمل الانشاءات وأعمال الكهرباء والأعمال الميكانيكية والصحية.
2. اعداد المخططات الهندسية والمواصفات الفنية وجداول الكميات للمشاريع المقترحة.
3. الإشراف على مباني الجامعة وتطبيق المواصفات وحساب كمياتها.
4. اعداد وثائق العطاء الخاصة بمشاريع الجامعة من جداول كميات بالشروط الخاصة وبالمواصفات العامة.

رابعا: وحدة الأمن والخدمات المعاونة

من أهم مهام الوحدة:

1. تهيئة مرافق الجامعة المختلفة فيما يتعلق بورش العمل والاحتفالات والمناقشات وزيارة الوفود .
2. نظافة وترتيب جميع مرافق الجامعة
3. المحافظة على أمن الجامعة وممتلكاتها ومرافقها أثناء الدوام وخلال الفترة المسائية.
4. توفير الهدوء والاستقرار داخل مباني الجامعة والحرم بما يوفر جو مناسب لسير العملية التدريسية
5. متابعة أعمال حدائق الجامعة وممراتها ومداخلها لإظهار الجامعة بصورة جميلة.